Datenschutzerklärung

Entwurf – rechtlich zu prüfen. Diese Datenschutzerklärung ist eine Vorlage nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, in Kraft seit 1. September 2023). Alle Angaben in eckigen Klammern (z. B. [FIRMA], [ADRESSE], [UID], [KONTAKT]) muss die Betreiberin vor der Veröffentlichung ersetzen und den Text durch eine Fachperson prüfen lassen. Die Datei liegt unter Rechtliches/datenschutz.md und kann ohne Programmänderung angepasst werden.

Stand: [DATUM]

1. Worum es geht

Verwalterei ist eine Software für Liegenschaftsverwaltungen (Plattform). Verwaltungen führen damit Liegenschaften, Mietverhältnisse, Stockwerkeigentum, Unterhalt, Vermietung und Buchhaltung. Diese Erklärung beschreibt, welche Personendaten auf der Plattform bearbeitet werden, wozu, wie lange und welche Rechte Sie haben.

2. Verantwortliche Stelle

Für die Plattform selbst (Website, Benutzerkonten, Sicherheit) ist verantwortlich:

[FIRMA] [ADRESSE] UID: [UID] Kontakt für Datenschutzfragen: [KONTAKT]

[Falls bestimmt: Datenschutzberaterin bzw. Datenschutzberater: NAME, KONTAKT]

3. Wer ist wofür verantwortlich?

Auf der Plattform gibt es zwei Arten von Daten:

• Daten, die eine Verwaltung erfasst – zum Beispiel über Mieterinnen und Mieter, Eigentümerinnen und Eigentümer, Stockwerkeigentümer, Hauswarte, Handwerksbetriebe und Mietinteressenten. Verantwortlich ist die jeweilige Verwaltung. Verwalterei bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin (Art. 9 DSG) nur im Auftrag und nach den Weisungen der Verwaltung. Fragen und Begehren zu diesen Daten richten Sie bitte an Ihre Verwaltung; erreichen sie uns, leiten wir sie weiter.
• Daten, die Verwalterei für den Betrieb der Plattform selbst bearbeitet – Benutzerkonten, Anmeldung, Sicherheitsprotokolle, Registrierung eines Testzugangs und Anfragen an Verwalterei. Dafür ist die in Abschnitt 2 genannte Stelle verantwortlich.

4. Welche Daten bearbeitet werden

4.1 Beim Aufruf der Website (alle Besucherinnen und Besucher)

• IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Angaben (technische Server-Protokolle)
• Zählung der Aufrufe je IP-Adresse während weniger Minuten, um Missbrauch zu drosseln (nur im Arbeitsspeicher)

4.2 Benutzerkonten (Verwaltung, Mieter, Eigentümer, Stockwerkeigentümer, Hauswart, Handwerker)

• Name, E-Mail-Adresse, Rolle und zugeordnete Verwaltung, freiwillig Telefon und Profilbild
• Passwort nur als nicht umkehrbarer Hash
• Zwei-Faktor-Anmeldung: Einrichtung der Authenticator-App und Wiederherstellungscodes
• Passkeys: gespeichert werden nur der öffentliche Schlüssel, eine Kennung und technische Angaben zum Passkey (z. B. Gerätetyp), die von Ihnen gewählte Bezeichnung und Nutzungszeitpunkte. Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder PIN verlassen Ihr Gerät nicht und werden von Verwalterei nie empfangen.
• Sitzungen und Sicherheitsereignisse: Zeitpunkt, IP-Adresse, Gerät/Browser, Ergebnis (z. B. Anmeldung, falsches Passwort, Passwortänderung)

4.3 Daten, die Verwaltungen erfassen (Auftragsbearbeitung)

Je nach Rolle und Nutzung der Verwaltung, zum Beispiel:

• Mieterinnen und Mieter: Personalien, Kontaktangaben, Mietvertrag, Mietzins und Zahlungen, Nebenkosten, Schadenmeldungen mit Fotos, Termine, Korrespondenz
• Eigentümerinnen, Eigentümer und Stockwerkeigentümer: Personalien, Kontaktangaben, Eigentumsanteile bzw. Wertquoten, Abrechnungen, Bankverbindung, Versammlungsunterlagen
• Hauswarte und Handwerksbetriebe: Kontakt- und Firmenangaben, Aufträge, Termine, Rechnungen, Bewertungen durch die Verwaltung
• Mietinteressenten (Bewerbende): Angaben aus dem Bewerbungsformular bzw. dem persönlichen Bewerbungszugang (Personalien, Kontakt, Haushalt, freiwillig Einkommensbandbreite, Referenzen) und hochgeladene Unterlagen (z. B. Betreibungsregisterauszug)
• Bewohnerinnen und Bewohner bei Ein- und Auszug: Angaben für die gesetzliche Meldung an die Einwohnerkontrolle (Name, Geburtsdatum, Datum, Gebäude- und Wohnungsidentifikator, alte bzw. neue Adresse; im Kanton Zürich die Staatsangehörigkeit, nur in der Meldung)
• QR-Aufkleber «Schaden melden»: Der QR-Code enthält nur einen zufälligen Schlüssel. Ohne Anmeldung zeigt er Ort und Notfallnummern; über den normalen Seitenaufruf hinaus werden dabei keine Angaben zur scannenden Person gespeichert. Gemeldet wird nach der Anmeldung im normalen Meldeformular (wie die übrigen Schadenmeldungen).
• Wohnungsabnahme auf dem Tablet: Übergabeprotokoll mit den Unterschriften der Beteiligten
• Revisorinnen und Revisoren einer Stockwerkeigentümergemeinschaft: Name, E-Mail und Zugriffe während des befristeten Zugangs
• Alle: Kommunikationsprotokoll (versendete E-Mails und Briefe) und Änderungsprotokoll (wer hat wann was geändert)

4.4 Registrierung eines Testzugangs und Anfragen an Verwalterei

Name der Verwaltung, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und IP-Adresse der Registrierung sowie Ihre Anfrage.

5. Zwecke

• Bereitstellung der Plattform und der von der Verwaltung genutzten Funktionen
• Anmeldung, Schutz der Konten und der Daten (Zwei-Faktor-Anmeldung, Passkeys, Drosselung, Virenprüfung, Sicherheitsprotokolle)
• Versand von System-E-Mails (z. B. Einladung, Passwort zurücksetzen, Bestätigungslinks)
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• Betreuung von Verwaltungen und Beantwortung von Anfragen

Keine Bearbeitung zu Werbe- oder Analysezwecken, kein Profiling, kein Verkauf von Daten.

6. Empfänger und Auftragsbearbeiter

• Ihre Verwaltung sieht die Daten ihrer Liegenschaften und Personen. Andere Verwaltungen sehen sie nicht. Mieter, Eigentümer, Hauswarte und Handwerker sehen nur, was die Verwaltung für ihre Rolle freigibt; Bewerbende sehen nur die eigene Bewerbung.
• Hosting: Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Dort laufen die Anwendung, die Datenbank und die hochgeladenen Dateien; Ihre Daten werden also in Deutschland gespeichert. Deutschland gewährleistet laut Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV) einen angemessenen Datenschutz (Art. 16 Abs. 1 DSG).
• Datensicherung: Die Sicherungskopien werden verschlüsselt (AES-256, bevor sie den Server verlassen) auf einem Server in der Schweiz abgelegt.
• E-Mail-Versand: [MAIL-ANBIETER, STANDORT]. [PRÜFEN: derzeit send.one.com (one.com, Dänemark). Verwaltungen können einen eigenen Mailserver hinterlegen; dann versendet dieser ihre E-Mails.]
• Push-Mitteilungen (nur wenn Sie sie im Browser bzw. in der installierten App einschalten): Die Zustellung läuft über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers (z. B. Google, Mozilla, Apple, Microsoft), teilweise mit Servern in den USA. Der Inhalt ist verschlüsselt und für diese Anbieter nicht lesbar; sichtbar sind ihnen die technische Zustelladresse Ihres Geräts, Zeitpunkt und Grösse der Nachricht. Sie können Push jederzeit in den Benachrichtigungseinstellungen oder im Browser abschalten. [PRÜFEN: Bekanntgabe ins Ausland, Art. 16/17 DSG.]
• Einwohnerkontrolle: Bei Ein- und Auszügen übermittelt die Verwaltung die gesetzlich vorgeschriebene Meldung (Drittmeldung) an die zuständige Gemeinde.
• Übersetzung: Übersetzungen von Mitteilungen erfolgen mit Software auf eigenen Servern; Texte werden dafür nicht an Dritte übermittelt.
• Virenprüfung: Hochgeladene Dateien werden vor dem Speichern mit ClamAV auf eigenen Servern geprüft; Dateien werden dafür nicht an Dritte übermittelt.
• Geodienste des Bundes: Für Adress-, Gebäude- und Kartenangaben zu Liegenschaften werden Dienste von swisstopo bzw. geo.admin.ch abgefragt (Adressen bzw. Koordinaten von Liegenschaften, keine Angaben zu Personen).
• [PRÜFEN: Im angemeldeten Bereich lädt die Übersicht eine Diagrammbibliothek von cdn.jsdelivr.net, und die Adresssuche bei Bankverbindungen fragt OpenStreetMap Nominatim ab. Dabei erhält der jeweilige Anbieter Ihre IP-Adresse bzw. den eingegebenen Suchbegriff. Entweder hier offenlegen (inkl. Bekanntgabe ins Ausland, Art. 16 DSG) oder die Dienste lokal ausliefern bzw. entfernen.]
• Links zu Kartendiensten (z. B. Google Maps, map.geo.admin.ch) öffnen das fremde Angebot erst, wenn Sie darauf klicken.

Verwalterei setzt keine Tracking-, Analyse- oder Werbedienste ein.

Bekanntgabe ins Ausland: Die Plattform wird in Deutschland betrieben (siehe «Hosting»). Deutschland gewährleistet laut Anhang 1 DSV einen angemessenen Datenschutz; die Bekanntgabe ist nach Art. 16 Abs. 1 DSG ohne weitere Garantien zulässig. Zu E-Mail-Versand und Push-Mitteilungen siehe oben. [PRÜFEN: Weitere Anbieter ausserhalb der Schweiz (E-Mail-Versand, Push, Diagrammbibliothek, Adresssuche) mit Land und Garantien nach Art. 16 DSG bestätigen.]

7. Cookies

Es werden nur technisch notwendige Cookies verwendet:

• Sitzungscookie: hält Sie während der Nutzung angemeldet bzw. bewahrt im Bewerbungszugang Ihren persönlichen Link, damit er nicht in der Adresszeile steht. Er wird beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung ungültig.
• Schutz vor gefälschten Formularen (Antiforgery-Cookie).
• Rücksprung nach der Anmeldung beim QR-Aufkleber «Schaden melden»: enthält nur die Adresse des gescannten Codes, gilt 30 Minuten und wird nach der Anmeldung gelöscht.

Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies. Deshalb ist keine Einwilligung nötig.

8. Aufbewahrung und Löschung

• Buchhaltungsbelege, Rechnungen, Verträge und Änderungsprotokoll: 10 Jahre nach Abschluss bzw. Vertragsende (Art. 958f OR). Danach schlägt die Plattform der Verwaltung die Löschung bzw. Anonymisierung vor; Buchungen, Rechnungen und Mietverträge werden anonymisiert (Personendaten entfernt, Beträge und Daten bleiben).
• Bewerbungen: 3 Monate nach Absage oder Rückzug. Danach erscheinen sie bei der Verwaltung zur Anonymisierung; anonymisiert werden auch Unterlagen und Absage-E-Mails.
• Unbestätigte Bewerbungen aus dem öffentlichen Formular: werden nach 48 Stunden gelöscht. Die versendete Bestätigungs-E-Mail bleibt im Kommunikationsprotokoll der Verwaltung.
• Unterschriebene Übergabeprotokolle: 10 Jahre nach Ende des Mietvertrags.
• Meldungen an die Einwohnerkontrolle: 2 Jahre nach der Meldung bzw. nach einem Storno.
• Gelöschte Inhalte (Papierkorb): 30 Tage wiederherstellbar, danach endgültig gelöscht.
• Links zum Zurücksetzen des Passworts: 30 Tage; Datensicherungs-Dateien einer Verwaltung: 7 Tage auf dem Server.
• Benutzerkonten: solange der Zugang besteht; danach [FRIST].
• Sitzungen, Sicherheitsereignisse und Server-Protokolle: [FRIST].
• Testzugänge, die nicht weitergeführt werden: [FRIST].

9. Datensicherheit

Übertragung nur verschlüsselt (HTTPS), Trennung der Daten je Verwaltung (in der Anwendung und zusätzlich in der Datenbank), rollenbasierte Berechtigungen, Zwei-Faktor-Anmeldung bzw. Passkeys, Drosselung von Anmeldeversuchen, Virenprüfung von Uploads und Protokollierung von Änderungen. Die Daten werden täglich verschlüsselt (AES-256, bevor sie den Server verlassen) an einen zweiten Standort in der Schweiz gesichert; die Anwendung selbst läuft in Deutschland (siehe Abschnitt 6). Sicherungen werden bis zu 10 Jahre aufbewahrt, weil Geschäftsbücher und Buchungsbelege aufbewahrt werden müssen; sie dienen ausschliesslich der Wiederherstellung nach einem Ausfall. Gelöschte Daten werden nach einer Wiederherstellung erneut gelöscht.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach dem DSG insbesondere das Recht auf

• Auskunft über Ihre Personendaten (Art. 25 DSG),
• Berichtigung unrichtiger Daten sowie Löschung bzw. Widerspruch, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 32 DSG),
• Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG).

Wir beantworten Begehren in der Regel innert 30 Tagen und grundsätzlich kostenlos. Für Daten, die eine Verwaltung erfasst hat (Abschnitt 3), richten Sie Ihr Begehren an diese Verwaltung. Für die übrigen Daten wenden Sie sich an [KONTAKT]. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen.

Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren: www.edoeb.admin.ch.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder das Recht ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.

12. Kontakt

[FIRMA], [ADRESSE], [KONTAKT]

Siehe auch das Impressum.