Verwalterei – Anleitung für Mietinteressenten und die öffentlichen Seiten

Stand: 6. Oktober 2026 (Version bf63bd1). Neu in dieser Fassung: Besichtigungstermin selbst buchen und absagen (1.10b, 2.4b), Inserate auf Immobilienportalen (2.1), QR-Aufkleber «Schaden melden»: ohne Konto nur Notfall- und Verwaltungsnummern (3.8).

Diese Anleitung hat drei Teile:

• Teil 1 – Für Bewerbende: Sie suchen eine Wohnung und haben in einem Inserat einen Link zur Online-Bewerbung gefunden, oder die Verwaltung hat Ihnen einen persönlichen Link geschickt. Teil 1 erklärt Schritt für Schritt, was Sie tun müssen. Sie brauchen dafür kein Konto und kein Passwort.
• Teil 2 – Für die Verwaltung: «Inserat und Bewerbungen aus Sicht der Bewerbenden». Dieser Teil ergänzt die Anleitung der Verwaltung (Liegenschaften, Verträge und Vermietung). Er zeigt, was Interessenten sehen und erhalten, wenn Sie das öffentliche Formular aktivieren, einen Zugang senden, den Status ändern oder absagen.
• Teil 3 – Die übrigen öffentlichen Seiten: Startseite, Anmeldung, «Passwort vergessen», Einladung, Registrierung eines Testzugangs, öffentliche Hilfe, Datenschutzerklärung und Impressum sowie die Seite hinter einem QR-Aufkleber «Schaden melden».

Hinweis zu den Beispielen: Namen, Adressen und E-Mail-Adressen in dieser Anleitung sind erfundene Beispiele (z. B. Wohnung «Beispielhaus · 2.OG links», Bewerberin «Anna Beispiel»). In Ihrem Fall stehen dort die Angaben Ihrer Verwaltung und Ihres Objekts.

Teil 1 – Anleitung für Bewerbende

1.1 Für wen ist diese Anleitung?

Für alle, die sich bei einer Verwaltung, die mit der Software Verwalterei arbeitet, um eine Mietwohnung oder ein anderes Mietobjekt bewerben. Sie können damit:

• sich über einen Link im Inserat online bewerben (öffentliches Bewerbungsformular),
• Ihre E-Mail-Adresse bestätigen, damit die Bewerbung bei der Verwaltung ankommt,
• auf Ihrer persönlichen Seite «Meine Bewerbung» den Stand verfolgen, Angaben ergänzen oder korrigieren,
• Unterlagen hochladen, zum Beispiel den Betreibungsregisterauszug,
• Ihre Bewerbung selbst zurückziehen, solange die Verwaltung noch nicht entschieden hat (siehe 1.10a),
• einen Besichtigungstermin buchen und wieder absagen, falls die Verwaltung Termine zum Selbstbuchen freigegeben hat (siehe 1.10b).

Was Sie nicht können (dafür wenden Sie sich an die Verwaltung):

• die Bewerbung nach einer Zusage zurückziehen oder Ihre Daten sofort löschen,
• andere Bewerbende sehen (Sie sehen ausschliesslich Ihre eigene Bewerbung),
• Besichtigungstermine buchen, wenn die Verwaltung keine Termine zum Selbstbuchen freigegeben hat (dann lädt sie Sie direkt ein),
• Nachrichten an die Verwaltung über die Seite schreiben (es gibt kein Nachrichtenfeld; nutzen Sie E-Mail oder Telefon – die E-Mail-Adresse der Verwaltung steht oben auf Ihrer Seite «Meine Bewerbung»).

Kurzfassung als Hilfeartikel: Unten auf dem Formular und auf «Meine Bewerbung» finden Sie neben dieser Anleitung den Link «Hilfe: Online bewerben» (Artikel «Online bewerben: Formular, Bestätigung, Unterlagen», ohne Anmeldung lesbar).

1.2 Das Wichtigste in Kürze

1. Link im Inserat öffnen und Formular ausfüllen. Pflicht sind nur Familienname, Vorname, E-Mail und die zwei Häkchen ganz unten.
2. «Bewerbung absenden» klicken.
3. In Ihrem E-Mail-Postfach die Nachricht «Bitte bestätigen Sie Ihre Bewerbung» öffnen und «E-Mail-Adresse bestätigen» klicken – innert 48 Stunden.
4. Auf der folgenden Seite nochmals «Bewerbung bestätigen» klicken. Erst jetzt erhält die Verwaltung Ihre Bewerbung.
5. Sie erhalten die E-Mail «Ihre Bewerbung – Zugang» mit dem Knopf «Bewerbung öffnen». Darüber gelangen Sie während 14 Tagen zu Ihrer Seite «Meine Bewerbung» und können Unterlagen hochladen. Das genaue Ablaufdatum steht oben auf der Seite.

1.3 Was Sie brauchen

• Einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone mit aktuellem Browser (z. B. Chrome, Firefox, Safari, Edge).
• Eine eigene E-Mail-Adresse, auf die Sie Zugriff haben. Ohne Bestätigung dieser Adresse kommt die Bewerbung nicht bei der Verwaltung an.
• Optional für das Hochladen: Ihre Unterlagen als PDF, JPG oder PNG, höchstens 10 MB pro Datei. Typisch: Betreibungsregisterauszug (nicht älter als drei Monate, je nach Verwaltung), Wohnsitzbestätigung, bei selbstständiger Tätigkeit die Steuererklärung.

Ein Konto, ein Passwort oder eine App brauchen Sie nicht.

1.4 Schritt 1: Das Bewerbungsformular öffnen

So finden Sie es: Im Inserat (z. B. auf einer Immobilienplattform oder der Webseite der Verwaltung) steht ein Link. Er endet auf /bewerbung/ gefolgt von einer zufälligen Zeichenfolge. Diese Zeichenfolge ist für jedes Objekt anders.

Oben auf der Seite sehen Sie:

• den Titel «Bewerbung für …» mit Liegenschaft und Objekt, z. B. «Bewerbung für Beispielhaus · 2.OG links»,
• die Adresse, z. B. «Beispielweg 12, 8000 Zürich»,
• Zimmerzahl, Fläche, «frei ab …» und den Namen der Verwaltung.

Prüfen Sie, ob das die Wohnung ist, für die Sie sich bewerben möchten.

Ganz unten auf jeder Seite des Bewerbungsablaufs finden Sie die Links «Anleitung für Mietinteressenten» (diese Anleitung), «Hilfe: Online bewerben», «Datenschutzerklärung» und «Impressum». Anleitung und Hilfe öffnen sich in einem neuen Fenster, damit Ihr Formular erhalten bleibt.

Erscheint statt des Formulars «Bewerbung nicht möglich»? Dann nimmt die Verwaltung über diesen Link keine Bewerbungen (mehr) an. Die Seite sagt: «Für dieses Objekt werden über diesen Link keine Bewerbungen (mehr) entgegengenommen. Das Objekt ist vergeben oder das Formular wurde deaktiviert.» Gründe können sein: Die Wohnung ist vergeben, die Verwaltung hat das Formular ausgeschaltet oder einen neuen Link erstellt, oder der Link ist falsch kopiert. Wenden Sie sich in diesem Fall direkt an die Verwaltung.

Erscheint «Zu viele Anfragen»? Das ist keine Absage: Das Formular ist weiterhin offen, die Seite ist nur kurz gesperrt, weil sehr viele Anfragen eingegangen sind. Warten Sie die angegebene Zeit und laden Sie die Seite neu (siehe 1.12).

1.5 Schritt 2: Das Formular ausfüllen

Das Formular hat sieben Abschnitte. Pflichtfelder sind mit * markiert. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Fehlende freiwillige Angaben können die Prüfung Ihrer Bewerbung aber erschweren.

Abschnitt «Personalien»

Wählen Sie bei der Staatsangehörigkeit «Ja», werden Angaben zur Aufenthaltsbewilligung automatisch nicht gespeichert.

Abschnitt «Person, die mit einzieht»

Für Ehepartnerin oder Ehepartner, eingetragene Partnerin oder Partner oder eine weitere erwachsene Person im Haushalt. Alle Felder sind freiwillig: Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Beruf, Berufstätig (Ja/Nein), Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsbewilligung, Ablaufdatum, Gegenwärtige Adresse, Telefon privat, Telefon Geschäft.

Tipp: Zieht eine zweite erwachsene Person mit ein, die ebenfalls den Mietvertrag unterschreiben soll, sagen Sie das der Verwaltung zusätzlich. Die Verwaltung kann weitere Personen (z. B. «Mitbewerber» oder «Bürge») zur Bewerbung hinzufügen. Diese Personen sehen Sie auf Ihrer Seite nicht.

Abschnitt «Haushalt»

Wenn Sie Personenzahlen eintragen, muss mindestens eine Person einziehen und es dürfen höchstens 30 sein.

Zum Einkommen: Sie geben keinen genauen Betrag an, sondern nur eine grobe Bandbreite. Gespeichert wird nur die gewählte Bandbreite. Laut Datenschutzhinweis dient sie «einzig der Einschätzung, ob der Mietzins für Ihren Haushalt tragbar ist, und wird nicht an Dritte weitergegeben». Möchten Sie nichts angeben, lassen Sie «keine Angabe» stehen.

Abschnitt «Weitere Angaben»

Alle Fragen sind freiwillig. Zusatztexte werden nur gespeichert, wenn Sie «Ja» gewählt haben.

Abschnitt «Referenzen und Bemerkungen»

«Nennen Sie hier Stellen, darf die Verwaltung sie zu Ihrer Bewerbung anfragen.»

• Bisherige Vermietung: z. B. «Hausverwaltung Beispiel AG, 044 000 00 00»
• Arbeitgeber: Firma und Kontaktperson
• Weitere: weitere Referenz
• Bemerkungen: alles, was Sie der Verwaltung sonst mitteilen möchten (höchstens 2000 Zeichen)
• Häkchen «Die Verwaltung darf diese Anmeldung höchstens sechs Monate auch für andere Objekte behalten.» – Setzen Sie es, wenn die Verwaltung Sie auch für andere freie Wohnungen berücksichtigen darf.

Abschnitt «Unterlagen»

Im Formular selbst können Sie noch nichts hochladen. Unterlagen laden Sie nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse auf Ihrer Seite «Meine Bewerbung» hoch (PDF, JPG oder PNG, höchstens 10 MB je Datei, bis zu 12 Dateien). Siehe 1.9.

Abschnitt «Datenschutz»

Lesen Sie den Datenschutzhinweis. Er sagt sinngemäss:

• Verantwortlich ist die genannte Verwaltung. Sie bearbeitet Ihre Angaben nur, um Ihre Bewerbung für dieses Objekt zu prüfen und mit Ihnen in Kontakt zu treten.
• Die Angaben sind freiwillig. Nennen Sie Referenzen, darf die Verwaltung diese anfragen.
• Das Haushaltseinkommen wird nur als Bandbreite erfragt und nicht an Dritte weitergegeben.
• Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht innert 48 Stunden, werden die Angaben gelöscht.
• Nach einer Absage oder einem Rückzug werden Ihre Bewerbungsdaten 3 Monate aufbewahrt und danach gelöscht bzw. anonymisiert. Kommt ein Mietvertrag zustande, gelten die Aufbewahrungsfristen des Vertrags.
• Sie können jederzeit Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung verlangen (mit E-Mail-Adresse der Verwaltung).
• Die Verwaltung nutzt für die Bearbeitung die Software Verwalterei.

Wie Verwalterei selbst als Betreiberin der Plattform mit Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung (Link unten auf der Seite, siehe 3.7).

Setzen Sie dann beide Pflicht-Häkchen:

• «Die Angaben stimmen. *»
• «Ich habe den Datenschutzhinweis gelesen und bin mit der Bearbeitung meiner Angaben für diese Bewerbung einverstanden. *»

1.6 Schritt 3: Absenden

Klicken Sie auf «Bewerbung absenden».

Hinweis: Nehmen Sie sich Zeit. Wird das Formular innert weniger Sekunden nach dem Öffnen abgeschickt, hält das System es für ein automatisches Programm (Spam-Schutz) und zeigt eine Meldung. Umgekehrt ist ein geöffnetes Formular 3 Stunden gültig; danach laden Sie die Seite neu.

Wenn alles stimmt, erscheint die Seite «Fast geschafft – bitte bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse»:

Vielen Dank. Falls Ihre Angaben neu sind, erhalten Sie in Kürze eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach der Bestätigung wird Ihre Bewerbung an die Verwaltung weitergeleitet.

– Der Link ist 48 Stunden gültig. Danach werden die Angaben gelöscht. – Haben Sie sich bereits für dieses Objekt beworben, erhalten Sie keine neue E-Mail. Nutzen Sie dann Ihren bestehenden Zugang aus der früheren E-Mail oder wenden Sie sich an die Verwaltung. – Keine E-Mail erhalten? Prüfen Sie den Spam-Ordner. Sie können das Formular auch erneut absenden; es gilt dann die neueste Fassung. – Nach der Bestätigung erhalten Sie einen persönlichen Zugang, über den Sie Ihre Angaben ergänzen und Unterlagen hochladen können.

Diese Seite sieht für alle gleich aus. Sie verrät aus Datenschutzgründen nicht, ob zu Ihrer Adresse schon eine Bewerbung besteht.

Wenn etwas fehlt oder nicht stimmt, erscheint das Formular erneut mit einer roten Meldung oben. Ihre Eingaben bleiben erhalten; korrigieren Sie die genannte Stelle und klicken Sie nochmals «Bewerbung absenden». Mögliche Meldungen siehe 1.12.

1.7 Schritt 4: E-Mail-Adresse bestätigen (wichtig!)

1. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach. Sie haben eine Nachricht mit dem Betreff «Bitte bestätigen Sie Ihre Bewerbung» erhalten. Sie beginnt mit «Guten Tag – Sie haben sich über das Online-Formular der Verwaltung «…» für … beworben.»
2. Klicken Sie auf den Knopf «E-Mail-Adresse bestätigen». Funktioniert der Knopf nicht, kopieren Sie die Adresse unter «Wenn der Button nicht funktioniert, öffnen Sie diese Adresse:» in Ihren Browser.
3. Es öffnet sich die Seite «Bewerbung bestätigen»: «Bitte bestätigen Sie, dass Sie diese Bewerbung abgeschickt haben. Danach wird sie an die Verwaltung weitergeleitet.»
4. Klicken Sie auf «Bewerbung bestätigen».

Warum zweimal klicken? Manche E-Mail-Programme öffnen Links automatisch zur Sicherheitsprüfung. Damit dadurch nicht ungewollt eine Bewerbung bestätigt wird, braucht es den Klick auf der Seite.

Haben Sie sich nicht beworben? Dann schliessen Sie die Seite einfach bzw. ignorieren die E-Mail. Die Angaben werden nach 48 Stunden automatisch gelöscht.

Danach erscheint eine der folgenden Seiten:

Wichtig: Wenn Sie das Formular vor der Bestätigung ein zweites Mal absenden, gilt nur die neueste Fassung und nur der Link aus der neuesten E-Mail. Ältere Bestätigungslinks funktionieren dann nicht mehr.

1.8 Schritt 5: Ihre persönliche Seite «Meine Bewerbung»

Nach der Bestätigung erhalten Sie die E-Mail «Ihre Bewerbung – Zugang»:

Guten Tag Anna Beispiel – Sie können den Stand Ihrer Bewerbung für Beispielhaus · 2.OG links einsehen und Ihre Angaben ergänzen. [Bewerbung öffnen] – Der Link ist 14 Tage gültig und gilt nur für diese Bewerbung.

Diese E-Mail erhalten Sie auch, wenn die Verwaltung Ihre Bewerbung selbst erfasst hat (z. B. nach einem Telefonat) und Ihnen den Zugang schickt.

So öffnen Sie die Seite: Klicken Sie in der E-Mail auf «Bewerbung öffnen». Nach dem Öffnen verschwindet der geheime Teil des Links aus der Adresszeile des Browsers; das ist Absicht (Schutz Ihrer Daten). Solange das Browserfenster offen ist, können Sie auf der Seite weiterarbeiten. Später öffnen Sie die Seite wieder über den Knopf in der E-Mail.

Behandeln Sie den Link wie einen Schlüssel: Wer den Link hat, sieht Ihre Angaben. Leiten Sie die E-Mail nicht weiter.

Die Seite «Meine Bewerbung» zeigt:

• oben das Objekt,
• die Verwaltung mit Name und E-Mail-Adresse, z. B. «Verwaltung: Beispiel Verwaltung AG · info@verwaltung-beispiel.ch» – an diese Adresse wenden Sie sich bei Fragen,
• die Gültigkeit Ihres Zugangs, z. B. «Ihr persönlicher Zugang ist gültig bis 20.10.2026, 14:30 Uhr. Danach kann Ihnen die Verwaltung bei Bedarf einen neuen Link senden.» (Zeit in Schweizer Ortszeit),
• den Hinweis «Die Angaben dienen der Prüfung dieser Bewerbung. Sie sind freiwillig. Die Verwaltung sieht sie, andere Bewerbende nicht.»,
• «Bearbeitungsstand» – der aktuelle Status (siehe 1.10),
• Ihre Angaben in denselben Abschnitten wie im Formular (Personalien, Person, die mit einzieht, Haushalt, Weitere Angaben, Referenzen),
• den Bereich «Unterlagen»,
• solange noch nicht entschieden ist: den Bereich «Bewerbung zurückziehen» (siehe 1.10a),
• ganz unten die Links «Anleitung für Mietinteressenten», «Hilfe: Online bewerben», «Datenschutzerklärung» und «Impressum».

Angaben ändern

1. Ändern Sie die gewünschten Felder.
2. Setzen Sie bei Bedarf «Die Angaben stimmen.» und «Die Verwaltung darf diese Anmeldung höchstens sechs Monate auch für andere Objekte behalten.»
3. Klicken Sie auf «Angaben speichern».
4. Oben erscheint grün «Angaben gespeichert.» Die Verwaltung sieht die neuen Angaben sofort.

Es gelten dieselben Prüfungen wie im Formular (z. B. «Gewünschter Bezug liegt ausserhalb des zulässigen Bereichs.»). Auf der Seite «Meine Bewerbung» ist kein Feld Pflicht.

Hinweis: Ändern Sie hier Ihre E-Mail-Adresse, ändert das nur die Angabe in Ihrer Bewerbung. Mitteilungen der Verwaltung können weiterhin an die ursprüngliche Adresse gehen. Teilen Sie eine neue Adresse der Verwaltung deshalb zusätzlich mit.

Ändern können Sie die Angaben nur, solange die Bewerbung den Status «Neu», «In Prüfung» oder «Besichtigung» hat. Danach sind die Felder gesperrt, und unter dem Formular steht: «Diese Bewerbung kann hier nicht mehr geändert werden. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Verwaltung.»

Hatten Sie die Seite noch offen, als die Verwaltung entschieden hat, und klicken danach auf «Angaben speichern» oder «Hochladen», erscheint rot: «Diese Bewerbung kann nicht mehr geändert werden, weil sie bereits entschieden oder abgeschlossen ist. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Verwaltung.» Ihr Link ist dabei weiterhin gültig; laden Sie die Seite neu, um den aktuellen Bearbeitungsstand zu sehen.

1.9 Unterlagen hochladen

Im Bereich «Unterlagen» steht: «Freiwillig. Zum Beispiel Betreibungsregisterauszug, Wohnsitzbestätigung oder bei selbstständiger Tätigkeit die Steuererklärung. PDF, JPG oder PNG, höchstens 10 MB, bis zu 12 Dateien. Dateien werden vor dem Speichern automatisch auf Viren geprüft.»

Schritt für Schritt:

1. Wählen Sie bei «Art» die passende Art: «Betreibungsregisterauszug», «Wohnsitzbestätigung», «Steuererklärung» oder «Weitere Unterlage».
2. Klicken Sie bei «Datei» auf «Durchsuchen» bzw. «Datei auswählen» und wählen Sie die Datei auf Ihrem Gerät. Auf dem Smartphone können Sie auch ein Foto wählen (JPG/PNG).
3. Klicken Sie auf «Hochladen».
4. Grün erscheint «Unterlage gespeichert.» Die Datei steht nun in der Liste mit Art und Dateiname, z. B. «Betreibungsregisterauszug · betreibung.pdf».

Sie können mehrere Unterlagen nacheinander hochladen. Erscheint nach sehr vielen Aktionen in kurzer Zeit doch einmal «Zu viele Anfragen», warten Sie etwa eine Minute und laden Sie die Seite neu; Ihr Zugang bleibt gültig.

Virenprüfung: Jede hochgeladene Datei wird vor dem Speichern automatisch auf Schadsoftware geprüft. Wird etwas gefunden, wird die Datei nicht gespeichert und Sie sehen: «Die Datei «…» wurde von der Virenprüfung als schädlich erkannt (…) und nicht gespeichert. Bitte die Datei auf Ihrem Gerät prüfen lassen und eine saubere Datei hochladen.» Ist die Prüfung vorübergehend nicht verfügbar, kann je nach Einstellung die Meldung «… konnte nicht auf Viren geprüft werden, weil die Virenprüfung zurzeit nicht verfügbar ist. Sie wurde nicht gespeichert; bitte später erneut versuchen.» erscheinen (nicht geprüft).

Unterlage entfernen: Klicken Sie neben der Datei auf «Entfernen». Es erscheint «Unterlage entfernt.» Entfernen ist nur möglich, solange Sie Angaben ändern dürfen (Status «Neu», «In Prüfung», «Besichtigung»).

Grenzen:

• nur PDF, JPG, JPEG und PNG («Erlaubt sind PDF, JPG und PNG.»),
• höchstens 10 MB je Datei («Die Datei darf höchstens 10 MB gross sein.»),
• höchstens 12 Dateien. Sind 12 Dateien hochgeladen, verschwindet das Feld zum Hochladen. Entfernen Sie eine Datei, wenn Sie eine andere hochladen möchten.

Tipps:

• Den Betreibungsregisterauszug bestellen Sie beim Betreibungsamt Ihres Wohnorts oder online (z. B. über die Plattform Ihres Kantons bzw. easygov.swiss). Laden Sie ihn als PDF hoch.
• Fotografieren Sie Papierunterlagen gut lesbar und vollständig.
• Laden Sie nur hoch, was die Verwaltung braucht. Einen Ausweis oder Lohnausweis verlangt die Verwaltung in der Regel erst, wenn es um den Vertrag geht.

1.10 Der Bearbeitungsstand – was bedeutet welcher Status?

Wichtig:

• Die Seite zeigt nur den Status. Den Grund eines Entscheids sehen Sie hier nicht; interne Notizen der Verwaltung sind für Sie nie sichtbar.
• Bei einer Statusänderung erhalten Sie keine automatische E-Mail vom System. Über Zusage, Absage oder Besichtigung informiert Sie die Verwaltung selbst, meist per E-Mail.
• Andere Bewerbende sehen Sie nicht, und andere sehen Ihre Bewerbung nicht.

1.10a Bewerbung zurückziehen

Zweck: Haben Sie kein Interesse mehr am Objekt (z. B. weil Sie anderswo eine Wohnung gefunden haben), ziehen Sie Ihre Bewerbung selbst zurück. Die Verwaltung muss Sie dann nicht mehr berücksichtigen und wird automatisch informiert.

Wann möglich: nur solange der Bearbeitungsstand «Neu», «In Prüfung» oder «Besichtigung» ist. Nach einer Zusage, einer Absage oder wenn der Vertrag schon erstellt ist, erscheint der Bereich nicht mehr. Nach einer Zusage ist ein Rückzug nur noch über die Verwaltung möglich – melden Sie sich dann bitte direkt bei ihr.

So finden Sie es: Seite «Meine Bewerbung» (Knopf «Bewerbung öffnen» in der E-Mail «Ihre Bewerbung – Zugang») → unten, unter den Unterlagen, der rot umrandete Bereich «Bewerbung zurückziehen».

Schritt für Schritt:

1. Lesen Sie den Hinweis: «Haben Sie kein Interesse mehr an diesem Objekt, ziehen Sie Ihre Bewerbung hier zurück. Die Verwaltung wird informiert und Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Danach können Sie Ihre Angaben nicht mehr ändern; sie werden 3 Monate aufbewahrt und anschliessend anonymisiert. Nach einer Zusage ist der Rückzug nur noch über die Verwaltung möglich.»
2. Schreiben Sie bei Bedarf etwas in das Feld «Mitteilung an die Verwaltung (freiwillig)», z. B. «Wir haben eine andere Wohnung gefunden. Vielen Dank.» (höchstens 1000 Zeichen).
3. Setzen Sie das Häkchen «Ich ziehe meine Bewerbung zurück. Das kann ich nicht selbst rückgängig machen.» (Pflicht).
4. Klicken Sie auf «Bewerbung zurückziehen».

Ergebnis:

• Oben erscheint grün: «Sie haben Ihre Bewerbung zurückgezogen. Die Verwaltung ist informiert; Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail.»
• Der Bearbeitungsstand lautet nun «Zurückgezogen». Ihre Angaben und Unterlagen sind schreibgeschützt; Hochladen und Entfernen sind nicht mehr möglich.
• Sie erhalten die E-Mail «Ihre Bewerbung wurde zurückgezogen»: Sie bestätigt den Rückzug, nennt die Verwaltung und das Datum, bis zu dem Ihre Angaben aufbewahrt werden (3 Monate ab dem Rückzug), und weist darauf hin, sich direkt an die Verwaltung zu wenden, falls Sie die Bewerbung nicht selbst zurückgezogen haben oder sich doch bewerben möchten.
• Die Verwaltung erhält eine Mitteilung in Verwalterei; Ihre freiwillige Mitteilung sieht sie bei der Bewerbung.
• Ihr persönlicher Link bleibt bis zu seinem Ablaufdatum gültig; Sie sehen damit weiterhin den Stand «Zurückgezogen».

Meldungen:

Wichtig: Den Rückzug können Sie nicht selbst rückgängig machen. Möchten Sie sich doch wieder bewerben, wenden Sie sich an die Verwaltung. Nimmt das Formular im Inserat noch Bewerbungen an, können Sie es auch nochmals ausfüllen; es entsteht dann eine neue Bewerbung.

1.10b Besichtigungstermin buchen und absagen

Wann möglich: Hat die Verwaltung Besichtigungstermine zum Selbstbuchen freigegeben, steht im Bewerbungsformular «Besichtigungstermin buchen». Sonst lädt Sie die Verwaltung direkt ein. Ein Konto brauchen Sie nicht.

Schritt für Schritt:

1. Öffnen Sie den Link aus dem Inserat und wählen Sie im Formular «Besichtigungstermin buchen». Alle Zeiten sind Schweizer Zeit.
2. Wählen Sie einen Zeitpunkt (Slot). «voll – Warteliste» heisst: Sie kommen auf die Warteliste und rücken automatisch nach, wenn jemand absagt.
3. Geben Sie Vor- und Familienname und E-Mail-Adresse an (Telefon freiwillig), stimmen Sie dem Datenschutzhinweis zu und klicken Sie auf «Termin buchen».
4. Sie erhalten eine E-Mail mit der Bestätigung und einem Kalendereintrag (Datei «besichtigung.ics», in jeder Kalender-App zu öffnen) bzw. mit Ihrem Wartelistenplatz. 24 Stunden vor dem Termin erhalten Sie eine Erinnerung.
5. Können Sie nicht kommen? Öffnen Sie den Link in der neuesten E-Mail und klicken Sie auf «Termin absagen». So kann eine Person von der Warteliste nachrücken.

Gut zu wissen:

• Pro Objekt ist nur eine Anmeldung möglich. Melden Sie sich erneut an, erhalten Sie Ihren bestehenden Termin mit neuem Link; der ältere Link gilt dann nicht mehr.
• Gebucht werden kann bis 2 Stunden vor Beginn.
• Verschiebt die Verwaltung den Termin oder sagt sie ab, erhalten Sie eine E-Mail mit dem neuen Termin bzw. der Absage.
• Die Buchung ist keine Bewerbung. Bewerben Sie sich zusätzlich über das Bewerbungsformular.
• Ihre Angaben zur Buchung werden 3 Monate nach dem Termin gelöscht. Fragen zum Datenschutz richten Sie an die Verwaltung.

1.11 Zusage, Absage, Aufbewahrung Ihrer Daten

Bei einer Zusage meldet sich die Verwaltung bei Ihnen, um den Mietvertrag vorzubereiten. Ihre Angaben können Sie ab jetzt nicht mehr selbst ändern; teilen Sie Korrekturen der Verwaltung direkt mit. Die Verwaltung kann Ihnen bei Bedarf einen neuen Zugang senden.

Bei einer Absage erhalten Sie in der Regel eine E-Mail der Verwaltung, z. B. «Ihre Bewerbung für Beispielhaus, 2.OG links – Guten Tag Frau Beispiel, vielen Dank für Ihr Interesse … Wir haben uns für eine andere Bewerbung entschieden …». Den Wortlaut bestimmt die Verwaltung. Solange Ihr Link gültig ist, zeigt die Seite «Meine Bewerbung» den Status «Absage». Einen neuen Zugang kann die Verwaltung nach einer Absage nicht mehr erstellen.

Aufbewahrung: Nach einer Absage oder einem Rückzug bleiben Ihre Bewerbungsdaten 3 Monate gespeichert (Beispiel: Absage am 5.10.2026 → aufbewahren bis 5.1.2027). Danach werden sie auf Bestätigung der Verwaltung anonymisiert: Freitexte und Ihre Unterlagen (auch der Betreibungsregisterauszug) werden gelöscht, Ihre Kontaktdaten entfernt, sofern die Verwaltung sie nicht anderweitig braucht. Nach der Anonymisierung zeigt Ihr Link «Zugang nicht verfügbar».

Früher löschen lassen: Möchten Sie, dass Ihre Daten sofort gelöscht werden, schreiben Sie der Verwaltung (Adresse oben auf «Meine Bewerbung» und im Datenschutzhinweis des Formulars). Eine Person mit Administratorrechten kann die Bewerbung dann vorzeitig anonymisieren. Selbst löschen können Sie Ihre Daten nicht; mit «Bewerbung zurückziehen» (1.10a) beenden Sie nur die Bewerbung – die Daten werden danach noch 3 Monate aufbewahrt.

Unbestätigte Bewerbungen (E-Mail nicht bestätigt) werden nach 48 Stunden gelöscht und erreichen die Verwaltung nie.

1.12 Probleme und Lösungen (Meldungen)

Meldungen im Bewerbungsformular

Die Seite «Zu viele Anfragen»

Rufen Sie eine Seite in kurzer Zeit sehr oft auf (oder teilen Sie den Internetanschluss mit vielen anderen, z. B. in einer Firma), kann statt der gewünschten Seite die Hinweisseite «Zu viele Anfragen» erscheinen:

Im Moment gehen von Ihrem Anschluss oder für diese Seite sehr viele Anfragen ein. Zum Schutz vor Missbrauch ist die Seite kurz gesperrt. Bitte versuchen Sie es in etwa einer Minute (bzw. «etwa N Minuten») erneut. Ihre bisherigen Angaben gehen dabei nicht verloren, solange Sie dieses Fenster nicht schliessen – laden Sie die Seite danach einfach neu. Das Formular bzw. Ihr Zugang ist weiterhin gültig. Bleibt die Sperre bestehen, wenden Sie sich bitte an die Verwaltung.

Das bedeutet nicht, dass die Wohnung vergeben oder Ihr Link ungültig ist. Warten Sie die genannte Zeit ab und laden Sie die Seite neu.

Weitere Situationen

1.13 Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich ein Konto eröffnen? Nein. Sie arbeiten ausschliesslich mit Links aus Ihren E-Mails.

Kann ich das Formular auf dem Smartphone ausfüllen? Ja, die Seiten passen sich der Bildschirmgrösse an.

Muss ich mein Einkommen angeben? Nein. Die Angabe ist freiwillig und nur als Bandbreite möglich.

Wer sieht meine Angaben? Nur die Verwaltung, bei der Sie sich bewerben. Andere Bewerbende sehen nichts von Ihnen.

Wie lange ist der Bestätigungslink gültig? 48 Stunden. Der Zugang zu «Meine Bewerbung» ist 14 Tage gültig; das genaue Ablaufdatum steht oben auf der Seite.

Mein Zugang ist abgelaufen, die Bewerbung läuft aber noch. Bitten Sie die Verwaltung um einen neuen Zugang. Ein neuer Link macht den alten ungültig.

Ich habe eine falsche E-Mail-Adresse eingegeben. Füllen Sie das Formular mit der richtigen Adresse erneut aus. Die Angaben mit der falschen Adresse werden nach 48 Stunden automatisch gelöscht.

Kann ich mich zweimal für dieselbe Wohnung bewerben? Nein. Mit derselben E-Mail-Adresse entsteht nur eine Bewerbung; ein zweites Absenden löst dann keine neue E-Mail aus. Ändern Sie Angaben über «Meine Bewerbung».

Bekomme ich eine Nachricht, wenn sich der Status ändert? Nicht automatisch. Die Verwaltung informiert Sie selbst. Den Stand sehen Sie jederzeit auf «Meine Bewerbung».

Ich habe eine andere Wohnung gefunden. Muss ich etwas tun? Ziehen Sie Ihre Bewerbung auf «Meine Bewerbung» mit «Bewerbung zurückziehen» zurück (1.10a). Die Verwaltung wird automatisch informiert. Nach einer Zusage melden Sie sich bitte direkt bei der Verwaltung.

Wie verlange ich Auskunft oder Löschung meiner Daten? Per E-Mail an die Verwaltung (Adresse oben auf «Meine Bewerbung» und im Datenschutzhinweis).

Wo finde ich Datenschutzerklärung und Impressum der Plattform? Unten auf jeder Seite des Bewerbungsablaufs (Links «Datenschutzerklärung» und «Impressum»), siehe 3.7.

1.14 Begriffe

1.15 An wen wende ich mich?

Für alle Fragen zu Ihrer Bewerbung ist die Verwaltung zuständig, deren Name auf dem Formular und oben auf «Meine Bewerbung» steht (E-Mail-Adresse dort und im Datenschutzhinweis). Verwalterei ist nur die Software und kann keine Auskunft zu Bewerbungen geben.

Teil 2 – Für die Verwaltung: Inserat und Bewerbungen aus Sicht der Bewerbenden

Dieser Abschnitt ergänzt die Anleitung der Verwaltung (Liegenschaften, Verträge und Vermietung, Kapitel Vermietung). Er beschreibt, was Interessenten bei jedem Ihrer Schritte sehen und erhalten. Zugang: Rollen mit Recht «Vermietung» (lesen; für Aktionen «bearbeiten»), ohne Mandatsbeschränkung.

2.1 Öffentliches Formular aktivieren

So finden Sie es: Seitenleiste «Vermietung» → Objekt in der Liste anklicken (Seite «Warteliste …», Überschrift z. B. «Beispielhaus · 2.OG links») → Karte «Öffentliches Bewerbungsformular».

Voraussetzungen: Objekt leer oder gekündigt, keine Zusage. Sonst: «… Das Formular kann nur für ein leeres oder gekündigtes Objekt ohne Zusage aktiviert werden.»

Schritte:

1. «Aktivieren» klicken. Meldung: «Öffentliches Bewerbungsformular aktiviert.» Abzeichen: «nimmt Bewerbungen an».
2. Feld «Link für das Inserat» anklicken (markiert den ganzen Link), kopieren, ins Inserat einfügen.
3. Die Karte zeigt laufend «Bestätigt: N · unbestätigt offen: M».

Abzeichen der Karte:

Knöpfe: «Neuer Link» (mit Rückfrage «Neuen Link erstellen? Der bisherige Link funktioniert danach nicht mehr.») und «Deaktivieren».

Was Bewerbende sehen: das Formular aus Teil 1 mit Objekt, Adresse, Zimmern, Fläche, «frei ab» und Ihrem Verwaltungsnamen (Firmenname aus den Einstellungen) sowie den Datenschutzhinweis mit der E-Mail-Adresse der Verwaltung (aus den Verwaltungsangaben). Dieselbe Verwaltung und E-Mail-Adresse erscheinen später oben im Bewerberportal «Meine Bewerbung» als Kontakt. Prüfen Sie, dass beide stimmen.

Rechtlich zu prüfen: Der Datenschutzhinweis ist ein Entwurf (Version «2026-10-05-entwurf», DSG). Lassen Sie ihn vor dem produktiven Einsatz prüfen. Die Version wird mit jeder Zustimmung gespeichert und erscheint im Verlauf der Bewerbung.

Inserate auf Immobilienportalen: Inserate für Homegate, ImmoScout24, Newhome und Flatfox erstellen Sie direkt in Verwalterei («Inserat erstellen» in der Warteliste); ist das Formular aktiv und «Link zum Bewerbungsformular» gewählt, enthält das Inserat diesen Link. Anfragen über die Portale selbst kommen weiterhin per E-Mail vom Portal (Anleitung Liegenschaften, Kapitel 7.14).

Hilfe für Interessenten: Den öffentlichen Hilfeartikel «Online bewerben: Formular, Bestätigung, Unterlagen» und diese Anleitung erreichen Interessenten ohne Anmeldung über die Links unten im Formular. Sie können beides bei Rückfragen weitergeben.

2.2 Was nach dem Absenden passiert

Mails an Bewerbende (Systemmails):

1. «Bitte bestätigen Sie Ihre Bewerbung» – Knopf «E-Mail-Adresse bestätigen», 48 Stunden gültig.
2. «Ihre Bewerbung – Zugang» – Knopf «Bewerbung öffnen», 14 Tage gültig.
3. «Ihre Bewerbung wurde zurückgezogen» – Bestätigung, wenn die Person ihre Bewerbung im Portal selbst zurückzieht (2.4a).

Missbrauchsschutz (nur zur Information, Sie müssen nichts tun): verstecktes Prüffeld (Bots erhalten scheinbar eine Erfolgsmeldung, nichts wird gespeichert, keine Mail), Mindestausfüllzeit 5 Sekunden, Formular 3 Stunden gültig, höchstens 10 Eingänge je Absender und 60 je Inserat pro Stunde, E-Mail-Bestätigung sowie eine Drosselung sehr vieler Aufrufe in kurzer Zeit. Das Ansehen des Formulars ist getrennt vom Absenden begrenzt und sehr grosszügig bemessen; ein gefragtes Inserat wird dadurch nicht mehr fälschlich als «vergeben» angezeigt. Wird jemand gedrosselt, sieht er die Seite «Zu viele Anfragen – bitte in einigen Minuten erneut versuchen» mit der Wartezeit; das Formular bleibt offen. Das Bewerberportal hat ein eigenes Kontingent, sodass mehrere Uploads nacheinander möglich sind.

Dubletten: Bewirbt sich eine Adresse, für die bereits eine offene Bewerbung zum selben Objekt besteht (auch manuell erfasst), wird der Eingang still verworfen – die Person sieht dieselbe Bestätigungsseite wie alle («Falls Ihre Angaben neu sind, erhalten Sie in Kürze eine E-Mail …» mit dem Hinweis, bei früherer Bewerbung den bestehenden Zugang zu nutzen), erhält aber keine Mail. Sie erfahren davon nichts. Fragt eine Person nach einer ausbleibenden Mail, prüfen Sie zuerst, ob sie schon in der Warteliste steht, und senden Sie ihr gegebenenfalls über «Externer Bewerbungszugang» einen neuen Link.

2.3 Persönlichen Zugang senden (manuell erfasste Bewerbung)

So finden Sie es: Bewerbung öffnen → Karte «Externer Bewerbungszugang» («Ein persönlicher Link ist 14 Tage gültig. Die Person sieht nur ihren Status und ihre eigenen Angaben. Ein neuer Link widerruft den bisherigen.»)

Ein neuer Link ist nur bei Status Neu, In Prüfung, Besichtigung oder Zusage möglich; nach Absage oder Rückzug nicht mehr. Ohne gültige E-Mail: «Am Kontakt ist keine gültige E-Mail hinterlegt. Der Link wurde nicht erstellt.»

Im Portal sieht die Person oben Ihren Verwaltungsnamen mit E-Mail-Adresse und das Ablaufdatum ihres Zugangs («Ihr persönlicher Zugang ist gültig bis …»). Läuft der Zugang ab, meldet sie sich deshalb in der Regel bei Ihnen.

2.4 Statusänderungen aus Sicht der Bewerbenden

Hat die Person das Portal beim Entscheid noch offen und speichert danach, erhält sie die klare Meldung «Diese Bewerbung kann nicht mehr geändert werden, weil sie bereits entschieden oder abgeschlossen ist. …».

Der Statuswechsel löst keine Systemmail aus. Für Absagen nutzen Sie die Sammelabsage (2.5) oder eine Nachricht über die Kommunikation.

2.4a Rückzug durch die bewerbende Person

Bewerbende können ihre Bewerbung im Portal «Meine Bewerbung» selbst zurückziehen, solange der Status «Neu», «In Prüfung» oder «Besichtigung» ist (Teil 1, 1.10a). Nach einer Zusage geht das nur noch über Sie.

Was dabei geschieht:

• Die Bewerbung erhält den Status «Zurückgezogen». Als Entscheidgrund und im Verlauf steht «Von der bewerbenden Person im Bewerberportal zurückgezogen.», bei einer Mitteilung ergänzt um «Mitteilung: «…»». Der Grund wird bei der Anonymisierung entfernt.
• «Aufbewahren bis» = Rückzugsdatum + 3 Monate (wie bei einer Absage, siehe 2.6). Eine Pendenz «Absage versenden» entsteht nicht.
• Die Rolle «Interessent» des Kontakts endet am Rückzugstag.
• Mitteilung in Verwalterei (Glocke) mit dem Titel «Bewerbung zurückgezogen», z. B. «Anna Beispiel hat die Bewerbung für «Beispielhaus · 2.OG links» im Bewerberportal zurückgezogen und eine Mitteilung hinterlassen.» Der Link führt zur Bewerbung. Benachrichtigt werden die Personen der Verwaltung, die die Bewerbung erfasst oder bearbeitet haben; hat noch niemand sie bearbeitet, die Verwaltungsadministration.
• Die Person erhält die Bestätigungsmail «Ihre Bewerbung wurde zurückgezogen» mit dem Aufbewahrungsdatum.

Für Sie zu tun: nichts zwingend. Ist das Objekt noch frei, prüfen Sie die übrigen Bewerbungen der Warteliste. Möchte die Person sich doch wieder bewerben, erfassen Sie eine neue Bewerbung oder lassen Sie sie das öffentliche Formular nochmals ausfüllen, solange es Bewerbungen annimmt. Eine zurückgezogene Bewerbung gilt nicht als offene Bewerbung; dieselbe E-Mail-Adresse wird deshalb nicht als Dublette verworfen.

2.4b Besichtigungstermine zum Selbstbuchen – was Interessenten sehen

Geben Sie in der Warteliste unter «Besichtigungstermine» ein Besichtigungsfenster frei (Anleitung Liegenschaften, Kapitel 7.15), erscheint im aktiven Bewerbungsformular «Besichtigungstermin buchen». Interessenten sehen die Slots (volle Slots als «voll – Warteliste»), buchen mit Name und E-Mail und erhalten eine Bestätigung mit Kalendereintrag, 24 Stunden vorher eine Erinnerung und einen Link zum Absagen (Ablauf aus ihrer Sicht: 1.10b). Bei einer noch bewohnten Wohnung ist das Fenster erst buchbar, wenn Sie den Mieter als informiert vermerkt haben. Die Buchung ist keine Bewerbung; die Personendaten der Anmeldungen werden 3 Monate nach dem Termin gelöscht.

2.5 Sammelabsage – was die übrigen Interessenten erhalten

So finden Sie es: Warteliste des Objekts → «Übrige absagen» (erscheint, sobald eine Zusage oder ein Vertrag besteht).

Vorbereitung: Absagevorlage anlegen. Eine Absagevorlage ist nicht vorinstalliert. Verwalterei liefert aber einen Entwurf mit:

1. Unter «Kommunikation» › «Textbausteine» den Knopf «Entwurf «Absage Mietinteressent» übernehmen» klicken. Alternativ steht auf der Seite der Sammelabsage unter der Vorlagenauswahl «Noch keine Absagevorlage? Entwurf «Absage Mietinteressent» übernehmen (prüfen und speichern, danach diese Seite neu laden).» Der Knopf erscheint nur, solange noch kein Textbaustein mit «Absage» im Namen existiert.
2. Das Formular ist vorausgefüllt und zeigt «Entwurf – bitte Text prüfen und an Ihre Verwaltung anpassen. Er wird erst mit «Speichern» als Textbaustein angelegt.»
   • Name: «Absage Mietinteressent»
   • Betreff: Ihre Bewerbung für {{liegenschaft.name}}, {{einheit.nummer}}
   • Text: {{empfaenger.briefanrede}} – «Vielen Dank für Ihr Interesse am Objekt {{einheit.nummer}} in der Liegenschaft {{liegenschaft.name}} und für Ihre Bewerbung. Wir haben uns für eine andere Bewerbung entschieden und können Ihnen das Objekt leider nicht anbieten. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und wünschen Ihnen bei der weiteren Suche viel Erfolg. Freundliche Grüsse {{verwaltung.name}}»
3. Text prüfen, anpassen und «Speichern». Der Text ist sprachlich und rechtlich durch die Verwaltung zu prüfen.

Absage durchführen:

1. Offene Bewerbungen sind vorausgewählt.
2. «Interner Grund (Pflicht, nicht an die Personen)» – z. B. «Objekt vergeben».
3. «E-Mail aus Vorlage (optional)» – eine Vorlage mit «Absage» im Namen ist automatisch vorausgewählt. Mit «Keine E-Mail – Absage später einzeln versenden» verzichten Sie auf den Versand.
4. «Absagen» und Rückfrage bestätigen. Meldung z. B.: «2 Bewerbung(en) abgesagt, 2 E-Mail(s) aus «Absage Mietinteressent» in Versand.»

Ergebnis bei der Person (Beispiel): «Ihre Bewerbung für Beispielhaus, 2.OG links – Guten Tag Frau Beispiel – Vielen Dank für Ihr Interesse am Objekt 2.OG links in der Liegenschaft Beispielhaus …»

Der interne Grund erscheint in keiner Mail. Personen ohne E-Mail behalten die Pendenz «Absage versenden». Ein erneutes Absenden derselben Vorlage erzeugt keine zweite Mail.

2.6 Aufbewahrung und Anonymisierung

• Bei Absage oder Rückzug setzt das System «aufbewahren bis» = Entscheiddatum + 3 Monate (Beispiel: 5.10.2026 → 5.1.2027).
• Danach erscheint in der Vermietung der Knopf «… Bewerbung(en) zur Anonymisierung» (Seite «Bewerbungen zur Anonymisierung») sowie ein Eintrag im Löschvorschlag («Aufbewahrung & Löschvorschläge», Verwaltungsadministration). Anonymisiert wird erst nach Ihrer Bestätigung.
• Vorzeitig (Löschbegehren der Person) nur durch Verwaltungsadministration: Bewerbung → «Vorzeitig anonymisieren» (Rückfrage «Vorzeitig anonymisieren (z.B. auf Löschbegehren der Person)?»). Sofort wirksam: Portal der Person «Zugang nicht verfügbar».
• Bestätigungsmails des öffentlichen Formulars bleiben im Kommunikationsprotokoll (siehe Hilfeartikel «Aufbewahrung»).

2.7 Tipps für die Verwaltung

• Den Link erst ins Inserat stellen, wenn das Formular «nimmt Bewerbungen an» zeigt.
• Bei Spam oder einem versehentlich weitergegebenen Link: «Neuer Link» und Inserat anpassen.
• Nach der Zusage schliesst das Formular automatisch; deaktivieren Sie es trotzdem, wenn das Objekt definitiv vergeben ist.
• Teilen Sie Interessenten mit, dass sie ihre E-Mail-Adresse bestätigen müssen – das ist der häufigste Grund, warum eine Bewerbung «fehlt».
• Legen Sie die Absagevorlage an, bevor Sie das erste Mal «Übrige absagen» verwenden (2.5).
• Meldet jemand die Seite «Zu viele Anfragen», ist das Formular nicht geschlossen; die Person soll einige Minuten warten und neu laden.

Teil 3 – Die übrigen öffentlichen Seiten (ohne Anmeldung)

Auf allen öffentlichen Seiten (Anmeldung, Passwort, Einladung, Registrierung, Bewerbung, Bewerberportal) stehen unten die Links «Datenschutzerklärung» und «Impressum». Im angemeldeten Bereich finden Sie sie unten in der Seitenleiste («Datenschutz · Impressum»).

3.1 Startseite

Ohne Anmeldung zeigt die Startseite die Seite «Webseite im Aufbau» mit dem Slogan «Verwalten. Einfach. Fertig.», einem Countdown bis zum Launch am 16.11.2026, 12:00 Uhr, einer kurzen Beschreibung («Verwalterei ist die Software für Liegenschaftsverwaltungen in der Schweiz: Liegenschaften, Mietverhältnisse, Stockwerkeigentum, Unterhalt, Vermietung und Buchhaltung an einem Ort – mit eigenen Zugängen für Mieter, Eigentümer, Hauswarte und Handwerker.»), dem Abschnitt «Was Verwalterei abdeckt» (Objekte und Verträge, Unterhalt und Vermietung, Finanzen), den Knöpfen «Login Bereich» (zur Anmeldung) und «Jetzt informieren» (öffnet eine E-Mail an Verwalterei) sowie der Kontaktadresse von Verwalterei und den Links zu Datenschutzerklärung und Impressum. Angemeldete Personen werden direkt zu ihrer Übersicht weitergeleitet.

3.2 Anmelden

Nur für Personen mit Konto (Verwaltung, Mieter, Eigentümer, Handwerker, Hauswart). Bewerbende brauchen keine Anmeldung.

1. E-Mail und Passwort eingeben (Auge-Symbol zeigt das Passwort an).
2. «Anmelden».
3. Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet oder vorgeschrieben, folgt die Code-Abfrage bzw. die Einrichtung.

Alternativ: «Mit Passkey anmelden» (erscheint nur, wenn der Browser Passkeys unterstützt). Darunter Link zum Hilfeartikel «Einladung annehmen und anmelden». Ist die Selbstregistrierung geöffnet (siehe 3.5), steht darunter «Noch kein Konto? Verwalterei 30 Tage testen». Ganz unten: «Datenschutzerklärung · Impressum».

Rufen Sie die Anmeldeseite in sehr kurzer Zeit sehr oft auf, erscheint die Seite «Zu viele Anfragen» mit der Wartezeit (siehe 1.12).

3.3 Passwort vergessen

1. Auf der Anmeldeseite «Passwort vergessen?».
2. E-Mail eingeben, «Link senden».
3. Seite «E-Mail unterwegs»: «Falls zu dieser E-Mail-Adresse ein Konto besteht, haben wir einen Link zum Zurücksetzen des Passworts gesendet. Der Link ist 60 Minuten gültig. Prüfen Sie auch den Spam-Ordner.» (Gleiche Antwort für unbekannte Adressen.)
4. Mail «[Verwalterei] Passwort zurücksetzen» öffnen, Link anklicken.
5. Seite «Neues Passwort festlegen»: «Neues Passwort» (mindestens 8 Zeichen) und «Passwort wiederholen», dann «Passwort speichern».
6. Weiterleitung zur Anmeldung mit «Ihr Passwort wurde geändert und alle bisherigen Sitzungen wurden beendet. Bitte melden Sie sich mit dem neuen Passwort an.»

Höchstens drei Links pro Stunde; ein neuer Link ersetzt den vorherigen. Eine eingerichtete Zwei-Faktor-Anmeldung bleibt bestehen.

3.4 Einladung annehmen

Wird über den Link in der Einladungsmail «[Verwalterei] Willkommen – bitte Konto aktivieren» geöffnet (7 Tage gültig). Details in den Rollenanleitungen (z. B. Mieter, Hauswart, Handwerker). Ungültiger Link: «Einladungslink ist ungültig oder abgelaufen. Bitte wenden Sie sich an Ihre Verwaltung, damit die Einladung erneut gesendet wird.»

Sie haben bereits ein Verwalterei-Konto? Dann öffnet der Link die Seite «Einladung annehmen». Oben steht im Kasten «Einladende Verwaltung» der Name der Verwaltung und «Zugang als …» mit der vorgesehenen Rolle, darunter: «Die Verwaltung «…» lädt Ihr bestehendes Verwalterei-Konto zu einem weiteren Zugang ein. Der Zugang wird erst aktiv, wenn Sie die Einladung mit Ihrem bisherigen Passwort annehmen. Ihr Passwort und Ihre übrigen Zugänge bleiben unverändert.» Das gilt auch, wenn Ihnen dieselbe Verwaltung eine zusätzliche Rolle gibt (z. B. Hauswart zusätzlich zu Mieter): Die zusätzliche Rolle wird erst nach der Annahme aktiv. Danach wechseln Sie im Benutzermenü unter «Meine Zugänge» zwischen Ihren Zugängen.

3.5 Testzugang / Registrierung

Standard: Die Selbstregistrierung ist ausgeschaltet. Die Seite «Registrierung» zeigt «Testzugang anfragen – Die Selbstregistrierung ist derzeit nicht geöffnet. Für einen Testzugang wenden Sie sich an Verwalterei (info@immorepair.ch).» Auf der Anmeldeseite erscheint kein Registrierungslink.

Wenn Verwalterei die Registrierung öffnet, erscheint auf der Anmeldeseite automatisch der Link «Verwalterei 30 Tage testen»:

1. Seite «Verwalterei 30 Tage testen». Felder: Name der Verwaltung, Vorname, Nachname, E-Mail (alle Pflicht), Häkchen «Beispieldaten anlegen (eine Liegenschaft mit Objekten, Räumen und Geräten; später gezielt entfernbar)» (optional), Häkchen «Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und bin mit der Bearbeitung meiner Angaben für den Testzugang einverstanden.» (Pflicht; «Datenschutzerklärung» ist ein Link, der sich in einem neuen Fenster öffnet). Knopf «Testzugang eröffnen».
2. Seite «E-Mail bestätigen»: «Falls die Angaben stimmen, haben wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink gesendet. Der Link ist 24 Stunden gültig.»
3. Mail «[Verwalterei] Testzugang bestätigen» → Knopf «Testzugang eröffnen».
4. Seite «Testzugang eröffnen»: Passwort (min. 8 Zeichen) zweimal, Knopf «Testzugang eröffnen».
5. Anmeldeseite mit «Ihre Testverwaltung ist eröffnet (30 Tage). Bitte melden Sie sich an.» Beim ersten Anmelden richten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung ein. Danach Dashboard mit «Testzugang läuft noch 30 Tage» und «Beispieldaten entfernen».

Meldungen: «Bitte den Namen der Verwaltung angeben (max. 150 Zeichen).», «Bitte Vor- und Nachname angeben.», «Bitte eine gültige E-Mail-Adresse eingeben.», «Bitte der Datenschutzerklärung zustimmen.», «Dieser Link wurde bereits verwendet. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an.», «Dieser Link ist abgelaufen. Bitte registrieren Sie sich erneut.» Existiert zur Adresse bereits ein Konto, kommt statt des Links die Mail «[Verwalterei] Registrierung» mit dem Hinweis, sich anzumelden oder das Passwort zurückzusetzen. Mehr im öffentlichen Hilfeartikel «Testzugang: Ablauf, Freischaltung und Beispieldaten».

3.6 Hilfe ohne Anmeldung

Ohne Anmeldung zeigt die Hilfe nur öffentliche Artikel:

• «Einladung annehmen und anmelden»
• «Passwort vergessen»
• «Online bewerben: Formular, Bestätigung, Unterlagen» – Kurzfassung von Teil 1 für Mietinteressenten (Suche z. B. nach «bewerbung», «inserat» oder «unterlagen»)
• «Besichtigungstermin buchen und absagen»
• «Schaden per QR-Code melden»
• «Testzugang: Ablauf, Freischaltung und Beispieldaten»
• «Neues Handy, Gerät verloren, Codes aufgebraucht»
• «Passkeys: Anmelden mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Sicherheitsschlüssel»

Andere Artikel leiten zur Anmeldung weiter. Diese Anleitung («Anleitung für Mietinteressenten») ist ebenfalls ohne Anmeldung lesbar.

3.7 Datenschutzerklärung und Impressum

• «Datenschutzerklärung» (Link unten auf allen öffentlichen Seiten): die Datenschutzerklärung der Plattform Verwalterei nach dem Schweizer Datenschutzgesetz. Sie erklärt unter anderem, wer verantwortlich ist (Verwalterei als Betreiberin bzw. die jeweilige Verwaltung für die von ihr erfassten Daten), welche Daten beim Aufruf der Website, bei Benutzerkonten, bei Daten der Verwaltungen und bei der Registrierung eines Testzugangs bearbeitet werden, zu welchen Zwecken, an welche Empfänger, wie Cookies eingesetzt werden, wie lange Daten aufbewahrt werden, wie sie geschützt sind und welche Rechte Sie haben.
• «Impressum»: Angaben zur Betreiberin der Plattform, Hinweis, dass Inhalte von Inseraten und Bewerbungsformularen von der jeweiligen Verwaltung stammen und diese dafür verantwortlich ist, sowie Verweis auf die Datenschutzerklärung.
• Beide Seiten sind derzeit Entwürfe: Solange Angaben in eckigen Klammern (z. B. Firma, Adresse, UID) noch nicht ersetzt sind, steht oben «Entwurf – rechtlich zu prüfen. Diese Seite enthält noch Platzhalter und ist nicht abschliessend.»
• Die frühere englische Platzhalterseite leitet automatisch auf die Datenschutzerklärung weiter.
• Für Ihre Bewerbung massgeblich ist zusätzlich der Datenschutzhinweis der Verwaltung im Bewerbungsformular (ebenfalls ein Entwurf, rechtlich zu prüfen). Fragen zu Ihrer Bewerbung richten Sie an die Verwaltung.

3.8 QR-Aufkleber «Schaden melden»

In Häusern, deren Verwaltung mit Verwalterei arbeitet, können Aufkleber «Schaden melden» mit QR-Code hängen (z. B. im Hauseingang, in der Waschküche oder an einem Gerät). Gemeldet wird damit nur mit einem Verwalterei-Konto (Mieterinnen, Mieter, Stockwerkeigentümer, Hauswart, Verwaltung).

1. Handykamera auf den QR-Code halten und den angezeigten Link öffnen.
2. Es öffnet sich die Anmeldung mit dem Hinweis «Schaden melden: … – bitte anmelden» und den Notrufnummern 112, 118, 117 und 144.
3. Mit Konto: anmelden. Danach öffnet sich das Meldeformular mit vorbelegtem Ort.
4. Ohne Konto: «Kein Konto? Nummern der Verwaltung und des Pikettdienstes» wählen. Sie sehen den Ort (bei Geräten in Wohnungen nur die Liegenschaft), die Verwaltung, falls hinterlegt das Notfall-Pikett und den Störungsdienst Wasser. Rufen Sie die Verwaltung an bzw. im Notfall die Notfallnummern. Ein Formular ohne Konto gibt es nicht; es werden keine Angaben gespeichert.

Wichtig:

• Notfall (Feuer, Gas- oder Wassergeruch, grosser Wasserschaden, Personen in Gefahr): sofort 112 bzw. 118 anrufen.
• «QR-Code nicht gültig»: Der Aufkleber wurde ersetzt; wenden Sie sich direkt an die Verwaltung.

Anhang

A. Typischer Ablauf «Bewerbung über das Inserat bis Entscheid» (Beispiel)

1. Die Verwaltung legt die Absagevorlage aus dem Entwurf an, aktiviert das Formular für «2.OG links» und stellt den Link ins Inserat.
2. Anna Beispiel füllt das Formular aus (Einkommen «CHF 90'000 – 120'000», eine Katze), klickt «Bewerbung absenden» → «Fast geschafft».
3. Sie sendet es nochmals mit geänderter Bemerkung → neue Bestätigungsmail; der erste Link ist ungültig.
4. Sie klickt «E-Mail-Adresse bestätigen» → «Bewerbung bestätigen» → «Vielen Dank – Ihre Bewerbung ist eingegangen». Mail «Ihre Bewerbung – Zugang» kommt.
5. In der Warteliste erscheint die Bewerbung «Neu», Quelle «Öffentliches Formular».
6. Anna ergänzt auf «Meine Bewerbung» die Person, die mit einzieht, und lädt den Betreibungsregisterauszug hoch («Unterlage gespeichert.»). Oben sieht sie die Verwaltung mit E-Mail-Adresse und das Ablaufdatum ihres Zugangs.
7. Verwaltung setzt «In Prüfung», dann «Besichtigung» – Anna sieht den Stand.
8. Verwaltung erledigt die Abklärungen und gibt die Zusage → Annas Seite schreibgeschützt; Formular für andere geschlossen.
9. «Übrige absagen» mit der Vorlage «Absage Mietinteressent» → die übrigen Interessenten erhalten die Absagemail.
10. 3 Monate nach Absage: Anonymisierung nach Bestätigung durch die Administration.

B. Hinweise zum Umfang dieser Anleitung

• Darstellung auf allen Mobilgeräten und in allen E-Mail-Programmen wurde nicht einzeln geprüft.
• Verhalten bei vorübergehend nicht erreichbarer Virenprüfung: nicht geprüft.
• Der Absender der Systemmails hängt von der Einrichtung der Plattform ab.
• Der Passkey-Knopf auf der Anmeldeseite: nur die Anzeige ist beschrieben.
• Datenschutzerklärung, Impressum, Datenschutzhinweis im Formular und Absage-Entwurf sind Entwürfe und rechtlich bzw. sprachlich zu prüfen.